Braucht Microsoft 365 ein Backup?

Wer ist bei Microsoft 365 wofür verantwortlich?

Cloud-Anbieter beschreiben die Aufgabenteilung mit ihren Kunden üblicherweise als Modell geteilter Verantwortung (Shared Responsibility). Auch Microsoft arbeitet mit diesem Gedanken. Der Anbieter verantwortet die Infrastruktur: Rechenzentren, Netz, die Software der Dienste und deren Verfügbarkeit. Der Kunde verantwortet seine Inhalte, die Konfiguration seines Mandanten, die Verwaltung von Identitäten und Berechtigungen sowie den Umgang mit den Daten.

Daraus folgt, dass Microsoft dafür sorgt, dass Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams erreichbar sind. Ob ein bestimmter Ordner, eine Besprechungsaufzeichnung oder ein Postfach nach einer Löschung oder Manipulation wieder verfügbar ist, hängt dagegen von Ihren Einstellungen und Ihren eigenen Vorkehrungen ab. Der Satz „Die Daten liegen doch in der Cloud“ beschreibt den Speicherort, nicht die Wiederherstellbarkeit.

Verfügbarkeit ist nicht Wiederherstellbarkeit

Die Frage nach einem Backup wird häufig mit Hinweis auf die hohe Verfügbarkeit großer Cloud-Dienste beantwortet. Das vermengt zwei verschiedene Eigenschaften. Verfügbarkeit bedeutet, dass ein Dienst erreichbar ist und seine Daten redundant vorhält, damit der Ausfall einzelner Komponenten nicht zum Datenverlust führt. Wiederherstellbarkeit bedeutet, dass ein früherer Zustand wieder hergestellt werden kann, nachdem Daten gelöscht, überschrieben oder verändert wurden.

Redundanz schützt vor technischen Defekten, nicht vor logischen Fehlern. Löscht ein Benutzer eine Datei, wird die Löschung in der Regel ebenso zuverlässig repliziert wie jede andere Änderung. Das entspricht dem Unterschied zwischen Replikation und Backup, den auch der Artikel Backup, Snapshot, Replikation behandelt: Ein Fehler im Original wird mitkopiert.

Typische Szenarien für Datenverlust in Microsoft 365

Datenverlust in Cloud-Diensten entsteht selten durch Ausfälle der Plattform. Er geht meist von der Nutzung selbst aus. Zu den häufigsten Szenarien zählen:

• Versehentliche Löschung: Ein Postfach, ein Ordner oder eine SharePoint-Bibliothek wird gelöscht. Auch das Löschen eines gesamten Teams ist möglich.
• Überschreiben und fehlerhafte Synchronisation: Der Synchronisationsclient überträgt Änderungen in beide Richtungen, auch fehlerhafte.
• Kompromittiertes Konto: Angreifer, die ein Konto übernehmen, können Inhalte löschen, verschieben oder exfiltrieren.
• Ransomware über synchronisierte Ordner: Verschlüsselte lokale Dateien werden in die Cloud synchronisiert und ersetzen dort die ursprünglichen Stände.
• Böswillige oder unachtsame Innentäter: Mitarbeitende, die ausscheiden, können Daten bewusst oder unbewusst entfernen.
• Administrative Fehler: Eine falsch gesetzte Richtlinie, ein Skript oder eine Massenbearbeitung löscht Inhalte in großer Zahl.
• Lizenz- und Kontenverwaltung: Wird das Konto ausgeschiedener Mitarbeitender entfernt, kann dessen Inhalt nach Ablauf bestimmter Fristen nicht mehr verfügbar sein.

Was Papierkorb, Versionen und Aufbewahrungsrichtlinien leisten

Microsoft 365 bringt eigene Funktionen mit, die einen Teil dieser Fälle abdecken. Dazu gehören Papierkörbe, Versionsverläufe, die Wiederherstellung gelöschter Elemente sowie Aufbewahrungsrichtlinien und rechtliche Aufbewahrungspflichten. Diese Funktionen sind hilfreich, aber sie sind nicht als eigenständiges Backup gedacht, und ihre Grenzen sollten bekannt sein.

Erstens sind die Fristen begrenzt. Gelöschte Elemente werden nach einer je nach Dienst und Konfiguration unterschiedlich langen Zeit endgültig entfernt. Erkennt man einen Verlust erst nach dieser Zeit, hilft der Papierkorb nicht mehr. Zweitens gehören diese Funktionen zum selben Mandanten. Ein Angreifer oder ein Administratorfehler, der Zugriff auf den Mandanten hat, wirkt sich auch auf diese Mechanismen aus. Drittens dienen Aufbewahrungsrichtlinien vorrangig der Informationsverwaltung und der Einhaltung interner und rechtlicher Vorgaben, etwa dazu, dass Inhalte nicht vorzeitig gelöscht werden. Eine granulare, zeitpunktbezogene Wiederherstellung, wie man sie von einem Backup erwartet, ist damit nicht ohne Weiteres gegeben.

Wer sich allein auf diese Funktionen verlässt, besitzt daher in der Regel keine zweite, unabhängige Kopie seiner Daten. Genau darin liegt der Kern der Backup-Frage, die auch die 3-2-1-Regel formuliert: Mindestens eine Kopie sollte außerhalb der Umgebung liegen, in der die Originale liegen.

Warum eine Kopie außerhalb des Mandanten wichtig ist

Der entscheidende Vorteil eines Cloud-to-Cloud-Backups ist die Trennung von Daten und Verwaltung. Die Sicherung liegt nicht im selben Mandanten wie die Produktivdaten, sondern in einem eigenen Speicher mit eigenen Zugangsdaten. Wird ein Konto des Mandanten kompromittiert oder ein Mandant versehentlich verändert, bleibt die Kopie davon unberührt.

Diese Trennung entspricht dem Grundsatz getrennter Identitäten für Produktion und Sicherung, wie er in vielen Sicherheitskonzepten empfohlen wird. Sie lässt sich mit weiteren Maßnahmen kombinieren, etwa mit Sperrfristen auf dem Speicher, siehe Immutable Backup und Sperrfristen.

Was ein Cloud-to-Cloud-Backup sichert

Das Cloud-to-Cloud-Backup der Plattform arbeitet ohne Agent und ohne lokale Installation. Bei Microsoft 365 werden Exchange-Postfächer mit E-Mails, Kalender und Kontakten, OneDrive, SharePoint sowie Teams-Kanäle samt Dateien gesichert, optional auch Entra ID. Private Teams-Chats sind nicht enthalten. Das ist eine wichtige Grenze, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten: Wenn vertrauliche oder geschäftsrelevante Inhalte in privaten Chats entstehen, sind sie von dieser Sicherung nicht erfasst.

Neue Benutzer, Gruppen, Websites und Teams werden in bestehende Schutzpläne aufgenommen. Die Sicherungen laufen mehrmals täglich. Das Sicherungsintervall bestimmt auch hier den möglichen Datenverlust: Änderungen seit der letzten Sicherung fehlen im ungünstigen Fall. Für Google Workspace stehen vergleichbare Funktionen zur Verfügung, darunter Gmail, Drive, Kontakte, Kalender und geteilte Laufwerke.

Backup, Aufbewahrung und Archivierung: Begriffe abgrenzen

In Diskussionen über Microsoft 365 werden drei Funktionen häufig vermischt, obwohl sie unterschiedliche Ziele haben. Ein Backup dient dazu, nach einem Verlust oder einer Beschädigung einen früheren Zustand wiederherzustellen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie sorgt dafür, dass Inhalte für eine bestimmte Zeit nicht gelöscht werden oder nach Ablauf einer Frist entfernt werden. Eine Archivierung bewahrt Informationen langfristig und nachweisbar auf, meist aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen.

Die Konsequenz ist, dass eine Funktion die andere nicht ersetzt. Eine Aufbewahrungsrichtlinie schützt nicht vor einem kompromittierten Konto, das innerhalb des Mandanten Einstellungen verändert. Ein Backup erfüllt nicht automatisch Anforderungen an Archivierung und Nachweis. Und eine Archivierung stellt nicht zwingend schnell einen Arbeitsstand von gestern wieder her. Welche Kombination für Sie sinnvoll ist, hängt von Ihren Anforderungen ab, und welche rechtlichen Vorgaben im Einzelfall gelten, sollten Sie mit fachkundiger Beratung klären.

Ein konstruiertes Beispiel

Zur Veranschaulichung ein erfundenes, vereinfachtes Szenario, das keinen realen Fall darstellt: In einer Agentur wird das Microsoft-365-Konto einer Projektleiterin durch einen Phishing-Angriff übernommen. Der Angreifer löscht über mehrere Tage Teile ihres Postfachs und verschiebt Dateien in einer SharePoint-Bibliothek. Die Auffälligkeit wird erst bemerkt, als ein Kunde nach einem Angebot fragt, das nicht mehr auffindbar ist.

Mit den eingebauten Bordmitteln lässt sich möglicherweise ein Teil der gelöschten Elemente zurückholen, abhängig von den Fristen und davon, ob die Löschung die Papierkörbe erreicht hat. Mit einem Backup außerhalb des Mandanten lässt sich dagegen gezielt der Zustand vor dem Angriff auswählen und einzelne Mails und Dateien wiederherstellen, ohne Inhalte zu überschreiben, die in der Zwischenzeit rechtmäßig neu entstanden sind. Der Unterschied liegt nicht in der Verfügbarkeit des Dienstes, sondern in der Möglichkeit, einen früheren, unabhängig gesicherten Zustand zu wählen. Dass dieser Fall nur funktioniert, wenn das Backup vor dem Angriff lief und der Umfang die betroffenen Objekte abdeckte, zeigt, warum Konfiguration und Tests zum Konzept gehören.

Gezielte Wiederherstellung statt Komplettrückspielen

In der Praxis wird selten das gesamte Postfach oder die ganze Site benötigt. Häufiger geht es um eine einzelne Mail, einen Ordner oder eine Datei. Das Backup ermöglicht die gezielte Wiederherstellung einzelner Objekte, ohne ein komplettes Postfach oder eine ganze Site zurückspielen zu müssen. Postfach- und Dateisicherungen lassen sich zudem nach Absender, Betreff, Datum oder Dateiname durchsuchen und vorab ansehen.

Diese Granularität ist für den Alltag entscheidend. Ein Komplett-Restore überschreibt unter Umständen neuere, unbeschädigte Inhalte. Mit einer gezielten Wiederherstellung holen Sie nur, was fehlt, und lassen den Rest unberührt.

Mitarbeiterwechsel und Aufbewahrung

Ein oft unterschätzter Anlass für ein Backup ist das Ausscheiden von Mitarbeitenden. Wird deren Konto gelöscht oder die Lizenz entzogen, endet die Verfügbarkeit des Postfachs und der persönlichen Ablage nach Ablauf der dafür vorgesehenen Fristen. Gleichzeitig kann ein Bedarf entstehen, auf Inhalte zuzugreifen: für laufende Projekte, für Rückfragen von Kunden oder für interne und gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Mit der Plattform bestimmen Sie, wie lange Wiederherstellungspunkte erhalten bleiben, auch für ausgeschiedene Mitarbeitende. Beachten Sie dabei, dass ein Backup kein Archiv ist. Welche Unterlagen Sie aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen und in welcher Form, ist eine eigene Frage, die Sie im Einzelfall klären sollten, siehe Backup oder Archivierung?. Dies gilt ebenso für die Frage, wie lange personenbezogene Daten in einer Sicherung verbleiben dürfen. Eine rechtliche Bewertung nehmen wir nicht vor.

Worauf Sie bei der Auswahl und Konfiguration achten sollten

Unabhängig von der gewählten Lösung sollten Sie einige Kriterien prüfen, bevor Sie sich für ein Backup Ihrer Cloud-Dienste entscheiden:

• Welche Dienste und Objekttypen werden gesichert, und was ist ausdrücklich nicht enthalten? Beispiele sind private Chats oder bestimmte Metadaten.
• Wie häufig wird gesichert, und welcher Datenverlust ist damit im ungünstigen Fall möglich?
• Liegt die Kopie außerhalb des Mandanten und unter getrennten Zugangsdaten?
• Wie lange werden Wiederherstellungspunkte vorgehalten, und lässt sich das nach Ihren Anforderungen einstellen?
• Wie granular ist die Wiederherstellung, und gibt es eine Suche?
• Werden neue Konten, Websites und Teams automatisch aufgenommen, damit keine Lücken entstehen?
• Wo werden die Daten gespeichert, und wie sind Übertragung und Speicherung geschützt?
• Wer richtet die Sicherung ein, wer überwacht sie, wer stellt wieder her?

Sicherheit der Administratorkonten nicht vergessen

Ein Backup kompensiert keine schwache Absicherung des Mandanten. Die Konten mit Administratorrechten bilden das größte Risiko, weil sie Löschungen in großem Umfang auslösen können. Schützen Sie diese Konten mit Mehr-Faktor-Authentifizierung, vergeben Sie Rechte nach dem Minimalprinzip und trennen Sie administrative von alltäglichen Konten. Für den Schutz der Zusammenarbeit selbst, etwa gegen Schadsoftware in geteilten Dateien, bietet sich ergänzend der Kollaborationsschutz an. Er ersetzt das Backup nicht, sondern wirkt davor.

Vorgehen in der Praxis

Für die Einführung genügt ein überschaubarer Ablauf, der sich in kleineren Organisationen gut umsetzen lässt:

• Erfassen Sie, welche Postfächer, Websites, Teams und Konten es gibt und welche davon geschäftskritisch sind.
• Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest, die zu Ihren internen und rechtlichen Anforderungen passen.
• Richten Sie ein Cloud-to-Cloud-Backup mit automatischer Aufnahme neuer Objekte ein.
• Testen Sie die Wiederherstellung einzelner Objekte, siehe Restore-Test.
• Halten Sie Zuständigkeiten fest und prüfen Sie Konfiguration und Konten regelmäßig.

Umsetzung mit der Plattform

Ausführliche Informationen zur Funktion finden Sie unter Microsoft 365 und Google Workspace, eine aufgabenorientierte Darstellung unter Microsoft 365 und Google Workspace sichern. Welcher Speicherbedarf und welche Kosten entstehen, entnehmen Sie der Preisliste. Die Bedingungen zum Speicher nennen wir auf Anfrage.