Backup oder Archivierung?

Zwei Disziplinen mit unterschiedlichem Auftrag

Im Alltag werden die Begriffe vermischt, weil beide Daten zusätzlich an anderer Stelle ablegen. Ihr Auftrag unterscheidet sich jedoch grundlegend. Das Backup dient der Betriebsfähigkeit: Es soll nach einem Verlust oder Ausfall helfen, Systeme und Daten in einen früheren, brauchbaren Zustand zurückzuführen. Die Archivierung dient der Aufbewahrung: Sie soll Informationen über lange Zeiträume verfügbar, auffindbar und in ihrem Inhalt nachvollziehbar halten, häufig weil Pflichten oder Beweisinteressen dies verlangen.

Aus dem unterschiedlichen Auftrag folgen unterschiedliche Anforderungen an Speicherung, Aufbewahrung, Zugriff und Löschung. Wer diese Anforderungen verwechselt, bekommt im Ernstfall entweder keine Wiederherstellung oder keinen Nachweis.

Was ein Backup leistet

Ein Backup konzentriert sich auf die Wiederherstellung von Systemen und Daten in einem betrieblich relevanten Zustand. Es enthält aktuelle Datenbestände und eine begrenzte Zahl zurückliegender Stände. Typische Eigenschaften sind:

• Es bildet den Zustand von Systemen, Anwendungen oder Datenbeständen zu bestimmten Zeitpunkten ab.
• Es unterliegt einer Rotation: Ältere Sicherungsstände werden nach festgelegten Regeln gelöscht, um Speicher freizugeben.
• Es ist auf eine schnelle und vollständige Rückführung ausgelegt, nicht auf inhaltliche Recherche.
• Es wird in der Regel nicht nach Inhalten, Vorgängen oder Aktenzeichen erschlossen.
• Seine Qualität bemisst sich an Wiederherstellbarkeit, Aktualität (RPO) und Dauer (RTO).

Was ein Backup nicht leistet

Ebenso wichtig ist die Abgrenzung nach unten. Ein Backup sichert die Wiederherstellbarkeit nicht von sich aus zu. Es sagt nichts darüber aus, ob eine bestimmte Information in einem bestimmten Jahr noch auffindbar ist, ob sie in dieser Form dem Original entspricht oder ob sie gelöscht werden muss. Wer ein Backup als Ablage für „alles, was irgendwann gebraucht werden könnte“ nutzt, erhält einen großen, schwer durchsuchbaren Datenbestand, dessen Aufbewahrung sich kaum begründen lässt. Backup und Archiv sollten deshalb getrennt geplant, getrennt betrieben und getrennt überprüft werden.

Was eine Archivierung leistet

Archivierung bezeichnet die langfristige, geordnete Aufbewahrung von Informationen, die für den laufenden Betrieb nicht mehr oder nur selten benötigt werden, aber aufbewahrt werden müssen oder sollen. Im Mittelpunkt stehen Merkmale, die ein Backup nicht anstrebt:

• Auffindbarkeit: Dokumente sind über Metadaten, Verschlagwortung oder Volltext erschlossen.
• Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Inhalte sollen während der Aufbewahrung nicht unbemerkt verändert werden können, und Zugriffe oder Änderungen sind belegbar.
• Lesbarkeit über Zeit: Dateiformate und Software müssen auch nach Jahren noch lesbar sein, gegebenenfalls sind Formate zu migrieren.
• Aufbewahrung und Löschung nach Frist: Dokumente werden für die erforderliche Dauer aufbewahrt und danach gezielt gelöscht.
• Zugriffssteuerung: Wer was einsehen darf, ist geregelt und nachvollziehbar.

Das Archiv als Aufbewahrungsort

In vielen Organisationen werden Dokumente für die Archivierung aus den Produktivsystemen übernommen und dort gegebenenfalls entfernt. Das Archiv ist dann der maßgebliche Aufbewahrungsort und selbst schutzbedürftig.

Die Unterschiede im direkten Vergleich

Gegenübergestellt ergibt sich folgendes Bild:

• Ziel: Backup Wiederherstellung von Betrieb und Daten; Archiv Aufbewahrung und Nachweisbarkeit
• Zeithorizont: Backup Tage bis Monate nach Ihrer Aufbewahrungsregel; Archiv oft Jahre nach Fristen
• Inhalt: Backup Systemzustände und aktuelle Daten einschließlich Konfigurationen; Archiv ausgewählte, abgeschlossene Informationen
• Erschließung: Backup meist nach System, Zeitpunkt und Datei; Archiv nach Inhalt, Vorgang und Metadaten
• Löschung: Backup automatisch durch Rotation; Archiv gezielt nach Fristablauf
• Wiederherstellung: Backup von Dateien bis zum ganzen System; Archiv Wiedervorlage einzelner Dokumente
• Typische Frage: Backup „Wie bekomme ich meinen Server von gestern zurück?“; Archiv „Wo ist der Vertrag von vor sieben Jahren, und ist er unverändert?“

Warum ein Backup kein Archiv ist

Mehrere Eigenschaften eines Backups stehen den Anforderungen an ein Archiv entgegen. Erstens rotiert ein Backup. Alte Sicherungsstände werden nach Ihren Regeln gelöscht, und ein Dokument, das nach dem Ende der Aufbewahrung gesucht wird, ist dann nicht mehr vorhanden. Zweitens fehlt die Erschließung. Um ein bestimmtes Dokument zu finden, müssen Sie wissen, auf welchem System und in welchem Zeitraum es lag, denn eine Suche nach Inhalt ist in der Regel nicht vorgesehen. Drittens ist ein Backup systembezogen. Um ein Dokument aus einer Datenbanksicherung zu lesen, ist unter Umständen die zugehörige Anwendung in passender Version nötig.

Viertens entsteht ein Spannungsfeld mit der Löschung. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich in identifizierbarer Form zu speichern. Ein Backup enthält Daten, die in den Produktivsystemen bereits gelöscht wurden, bis der betreffende Sicherungsstand abläuft. Das ist konzeptionell zu berücksichtigen, etwa durch begrenzte Aufbewahrungsfristen und ein Verfahren für den Umgang mit Löschanfragen. Wer ein Backup als Langzeitarchiv nutzt, verlängert diese Spannung erheblich. Die Einordnung im Einzelfall gehört in die Prüfung durch Datenschutzbeauftragte oder Rechtsberatung.

Fünftens fehlt dem Backup in der Regel der Nachweischarakter. Es belegt nicht ohne weiteres, wer wann welche Fassung eines Dokuments erstellt oder geändert hat. Dafür sind Protokollierung und ein dokumentiertes Verfahren nötig.

Warum ein Archiv kein Backup ist

Umgekehrt ersetzt ein Archiv kein Backup. Es enthält ausgewählte, abgeschlossene Informationen, nicht den Zustand von Systemen, Konfigurationen, Benutzerprofilen und laufenden Datenbanken. Fällt ein Server aus, lässt sich aus einem Dokumentenarchiv kein lauffähiges System zurückholen. Zudem ist das Archiv selbst Risiken ausgesetzt: Hardwaredefekt, Fehlbedienung, Ransomware. Ein Archiv, das nicht gesichert wird, ist ein Einzelrisiko. Eine saubere Konzeption sichert deshalb auch das Archivsystem selbst durch ein Backup.

Sonderfall E-Mail: Postfach-Backup und E-Mail-Archivierung

Besonders deutlich wird der Unterschied bei E-Mails. Ein Backup eines Postfachs dient dazu, einen früheren Zustand des Postfachs wiederherzustellen, etwa nach versehentlicher Löschung oder nach einem Angriff, und folgt der Aufbewahrungsregel der Sicherung. Eine E-Mail-Archivierung nimmt dagegen Nachrichten über feste Regeln in einen eigenen, durchsuchbaren Bestand auf, der unabhängig vom Postfach Bestand hat und gezielt nach Fristen geleert wird.

Ob und welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind, hängt vom Inhalt und vom Einzelfall ab, etwa wenn sie Handels- oder Geschäftsbriefen entsprechen. Das ist keine Frage, die ein Backup beantwortet, und auch keine, die dieser Beitrag beurteilen kann. Klären Sie sie mit Steuer- und Rechtsberatung, bevor Sie festlegen, wie lange Postfach-Sicherungen aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflichten: Was zu klären ist

Ob und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, ergibt sich aus Gesetzen, Verträgen und Branchenvorgaben. Beispiele für Regelungsbereiche sind handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach § 257 HGB und § 147 AO, die Anforderungen an die ordnungsmäßige Führung digitaler Aufzeichnungen sowie berufs- und branchenspezifische Vorgaben. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen konkret gelten, welche Fristen laufen und welche Anforderungen an Form, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit bestehen, ist im Einzelfall zu klären, etwa mit Steuerberatung, Rechtsberatung oder Datenschutzbeauftragten. Dieser Beitrag gibt dazu keine rechtliche Bewertung.

Daraus folgt eine praktische Reihenfolge: Erst die Anforderungen klären, dann entscheiden, ob dafür ein Archivsystem nötig ist, und erst danach festlegen, welche Rolle das Backup spielt.

Unveränderbarkeit: Sperrfrist oder Archivsystem?

Häufig wird argumentiert, ein Backup mit Sperrfrist erfülle bereits die Anforderungen an ein Archiv. Eine Sperrfrist, technisch oft als Object Lock, Write-Once-Read-Many oder unveränderbarer Speicher bezeichnet, verhindert für einen festgelegten Zeitraum das Ändern und Löschen gesicherter Daten. Das ist ein wertvoller Schutz gegen Manipulation und Ransomware.

Es ist jedoch eine technische Eigenschaft des Speichers und kein Archivierungsverfahren. Aus ihr folgen weder Auffindbarkeit noch ein Nachweis über Herkunft und Bearbeitung noch ein dokumentiertes Verfahren zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Zudem wirkt die Sperre nur für die Dauer der Frist und nur für Daten, die bereits gesichert wurden. Mehr dazu im Beitrag Immutable Backup und Sperrfristen.

Der Lebenszyklus eines Dokuments: ein konstruiertes Beispiel

Das Beispiel ist konstruiert. Ein Vertrag wird im Dateiablagesystem erstellt und bearbeitet. In dieser aktiven Phase schützt das Backup den Arbeitsstand: Wird die Datei versehentlich überschrieben, lässt sich ein früherer Stand zurückholen. Nach Vertragsabschluss wird die unterschriebene Fassung in ein Archivsystem übernommen und mit Metadaten versehen, etwa Vertragspartner, Datum und Laufzeit. Das Archiv hält sie für die ermittelte Aufbewahrungsdauer vor und löscht sie danach gezielt. Das Archivsystem selbst wird wiederum durch das Backup gesichert.

Bei Bedarf kann für die unterschriebene Fassung zusätzlich ein Nachweis erstellt werden, dass sie zu einem Zeitpunkt in dieser Form vorlag, etwa mit der Notarisierung. Die Lösung Dokumente digital unterschreiben und teilen beschreibt, wie sich Signatur, Dateifreigabe und Nachweis kombinieren lassen. Entscheidend am Beispiel: Jede Phase hat ein anderes Werkzeug, und keines ersetzt die anderen.

Typische Fehlannahmen

Im Zusammenhang mit Backup und Archivierung begegnen folgende Annahmen besonders häufig:

• „Wir bewahren alle Backups zehn Jahre auf, damit sind wir abgesichert.“ Die lange Aufbewahrung vervielfacht Speicherbedarf und Datenschutzfragen, schafft aber weder Erschließung noch Nachweis.
• „Ein Backup mit Sperrfrist ist ein Archiv.“ Die Sperrfrist schützt vor Änderung, nicht vor fehlender Auffindbarkeit oder unzureichender Verfahrensdokumentation.
• „Das Archiv ist ausgelagert, also brauche ich dafür kein Backup.“ Auch ein Archivsystem kann ausfallen, beschädigt oder angegriffen werden.
• „Gelöscht ist gelöscht.“ Gelöschte Daten können in Sicherungen bis zum Ablauf der Aufbewahrung weiter vorhanden sein. Das ist beim Löschkonzept zu berücksichtigen.
• „Das klärt die IT allein.“ Aufbewahrungsfristen und Nachweispflichten sind Fachentscheidungen, an denen Fachabteilung, Beratung und Datenschutz beteiligt sein sollten.

So gehen Sie vor

Eine strukturierte Vorgehensweise vermeidet, dass Backup und Archivierung vermischt werden:

• Aufbewahrungsanforderungen für Ihre Dokumentarten mit Fachabteilung, Steuer- und Rechtsberatung klären.
• Datenarten klassifizieren: Was ist Betriebsdatum, was ist aufbewahrungspflichtig, was ist personenbezogen?
• Aufbewahrungs- und Löschfristen festlegen und dokumentieren, einschließlich des Umgangs mit Löschanfragen im Backup.
• Entscheiden, ob ein Archivsystem erforderlich ist, und seine Anforderungen an Erschließung, Unveränderbarkeit, Formate und Zugriff beschreiben.
• Das Backup-Konzept auf Wiederherstellung ausrichten: Intervalle, Aufbewahrung und Restore-Tests festlegen und das Archivsystem einbeziehen.
• Verantwortlichkeiten und Verfahren dokumentieren und regelmäßig überprüfen.

Was die Plattform dafür bietet und was nicht

Die Aufbewahrungsfristen für Backups legen Sie im Backup-Plan selbst fest. Wir geben keine Höchstgrenzen vor. Auf unterstützten Zielen können Sie Sicherungen für einen Zeitraum sperren. Die Notarisierung kann Zeitpunkt und unveränderten Stand einzelner Dateien nachweisen, indem für jede Datei ein digitaler Fingerabdruck festgehalten wird, sodass spätere Änderungen auffallen. Ein Archivsystem selbst lässt sich wie jedes andere System mit Backup aller Workloads sichern, sofern es zu den unterstützten Umgebungen gehört.

Keine dieser Funktionen ist ein Archivierungssystem, und aus ihnen folgt keine rechtliche Bewertung der Ordnungsmäßigkeit. Welche Lösung für Ihre Unterlagen geeignet ist, prüfen Sie im Einzelfall. Bei Fragen zu Backup-Konzept und Aufbewahrung sprechen Sie uns an: Kontakt.